نرم افزار حضور و غیاب ابری چیست؟

نرم افزار حضور و غیاب ابری یک سیستم مبتنی بر وب است که به اینترنت برای ذخیره‌ی اطلاعات و ارائه‌ی خدمات خود وابسته است. در مقابل، سیستم‌های سنتی از دستگاه‌های کارت‌خوان یا نرم افزارهای نصب‌شده بر روی کامپیوتر برای ثبت تردد کارکنان استفاده می‌کنند.

دسترسی آسان: از هر مکانی و با هر دستگاهی که به اینترنت متصل باشد، می‌توانید به نرم افزار و اطلاعات تردد کارکنان دسترسی پیدا کنید.

راه‌اندازی و نگهداری آسان: نیازی به نصب و راه‌اندازی نرم افزار بر روی کامپیوترهای شرکت خود ندارید و به همین دلیل، دردسرهای مربوط به نگهداری و بروزرسانی نرم افزار نیز از بین می‌رود.

امنیت بالا: اطلاعات تردد کارکنان بر روی سرورهای امن شرکت ارائه‌دهنده‌ی نرم افزار ذخیره می‌شود و از این رو، در برابر خطرات ناشی از خرابی سخت‌افزار یا سرقت ایمن می‌باشند.

صرفه‌جویی در هزینه: راه‌اندازی و نگهداری نرم افزار ابری معمولا هزینه‌های کمتری نسبت به سیستم‌های سنتی در بر دارد. همچنین، با حذف فرآیندهای دستی ثبت تردد، در زمان و نیروی انسانی صرفه‌جویی می‌شود.

مقیاس‌پذیری: نرم افزارهای ابری قابلیت انعطاف‌پذیری بالایی دارند و به راحتی می‌توانند با تغییر تعداد کارکنان شما، مقیاس شوند.

گزارش‌گیری جامع: نرم افزار حضور و غیاب ابری انواع مختلفی از گزارش‌های دقیق و تحلیلی را در اختیار شما قرار می‌دهد که به مدیریت بهتر منابع انسانی و برنامه‌ریزی دقیق‌تر کمک می‌کند.

وابستگی به اینترنت: برای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب ابری، به اتصال دائمی اینترنت نیاز دارید. در صورت قطعی اینترنت، امکان ثبت تردد یا دسترسی به اطلاعات وجود نخواهد داشت.

امنیت اطلاعات: اگرچه شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی نرم افزار ابری اقدامات امنیتی لازم را انجام می‌دهند، اما به هر حال، برون‌سپاری اطلاعات تردد کارکنان به یک شرکت دیگر، ممکن است برای برخی از کسب و کارها با حساسیت‌های امنیتی بالا، نگران‌کننده باشد.

هزینه‌های اشتراک: استفاده از نرم افزارهای ابری معمولا بر اساس نوع اشتراک و تعداد کارکنان صورت می‌گیرد و هزینه‌ی ماهیانه یا سالانه در بر دارد.

نرم افزار حضور و غیاب ابری برای انواع کسب و کارها با هر اندازه‌ای مناسب است.

کسب و کارهای کوچک و متوسط: راه‌اندازی و نگهداری آسان، صرفه‌جویی در هزینه و دسترسی از راه دور، نرم افزار ابری را به گزینه‌ای ایده‌آل برای کسب و کارهای کوچک و متوسط تبدیل می‌کند.

کسب و کارهای بزرگ: دسترسی به گزارش‌های جامع، مدیریت آسان دورکاری و قابلیت مقیاس‌پذیری، نرم افزار ابری را برای سازمان‌های بزرگ نیز بسیار کاربردی می‌سازد.

استارت‌آپ‌ها: راه‌اندازی سریع، انعطاف‌پذیری بالا و هزینه‌های بهینه، نرم افزار ابری را به راه‌کاری مناسب برای استارت‌آپ‌ها تبدیل می‌کند.

برای انتخاب نرم افزار حضور و غیاب ابری مناسب، به نکات زیر توجه کنید:

تعداد کارکنان: برخی از نرم افزارها برای تعداد مشخصی از کارکنان طراحی شده‌اند و با افزایش تعداد پرسنل، نیاز به ارتقای نسخه‌ی نرم افزار پیدا می‌کنید.

امکانات مورد نیاز: به امکاناتی مانند روش‌های ثبت تردد (کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره و غیره)، گزارش‌گیری (گزارش حضور و غیاب، اضافه کاری، مرخصی و ماموریت)، مدیریت دورکاری و قابلیت اتصال به سایر سیستم‌های منابع انسانی توجه کنید.

امنیت اطلاعات: از شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی معتبر با سابقه‌ی درخشان در زمینه‌ی امنیت اطلاعات استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که از پروتکل‌های امن برای انتقال و ذخیره‌ی اطلاعات تردد کارکنان استفاده می‌شود.

بله، بسیاری از نرم افزارهای حضور و غیاب ابری قابلیت اتصال به سیستم حقوق و دستمزد را دارند. این قابلیت باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطا در انتقال اطلاعات تردد کارکنان به سیستم حقوق و دستمزد می‌شود. هنگام انتخاب نرم افزار، به قابلیت‌های یکپارچه‌سازی آن با سایر سیستم‌های مورد استفاده‌ی شما توجه کنید.

خیر، برای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب ابری نیازی به مجوز خاصی نیست. با این حال، بهتر است در مورد قوانین و مقررات مربوط به ثبت و نگهداری اطلاعات کارکنان در کشور خود و الزامات آن برای نرم افزارهای ابری تحقیق کنید.

روش‌های مختلفی برای ثبت تردد با نرم افزار حضور و غیاب ابری وجود دارد. از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

کارت‌های هوشمند: کارکنان می‌توانند با استفاده از کارت‌های هوشمند خود، تردد خود را ثبت کنند.

تشخیص چهره: برخی از نرم افزارهای ابری از قابلیت تشخیص چهره برای ثبت خودکار تردد کارکنان برخوردار هستند. این روش برای محیط‌های اداری با رفت و آمد بالا بسیار کارآمد است.

موقعیت‌یاب (GPS): این قابلیت برای مدیریت تردد کارکنان دورکار کاربرد دارد و از طریق GPS گوشی‌های هوشمند، موقعیت و زمان تردد آن‌ها را ثبت می‌کند.

ثبت دستی: در صورت نبود امکانات ذکر شده، کارکنان می‌توانند به صورت دستی از طریق وب‌سایت یا اپلیکیشن موبایل، زمان ورود و خروج خود را ثبت کنند.

بله، نرم افزار حضور و غیاب ابری یکی از بهترین راه‌کارها برای مدیریت تردد و ساعات کاری کارکنان دورکار است. این نرم افزار با استفاده از روش‌هایی مانند موقعیت‌یاب (GPS) یا ثبت ورود و خروج از طریق وب‌سایت یا اپلیکیشن، امکان نظارت بر فعالیت کارکنان دورکار را به شما می‌دهد.

از یک شرکت ارائه‌دهنده‌ی معتبر با سابقه‌ی درخشان در زمینه‌ی امنیت اطلاعات استفاده کنید.

به کارکنان خود آموزش دهید که از رمز عبورهای قوی و منحصر به فرد برای ورود به نرم افزار استفاده کنند.

دسترسی به نرم افزار را بر اساس سطوح دسترسی کارکنان محدود کنید.

به طور مرتب از اطلاعات تردد کارکنان در نرم افزار پشتیبان تهیه کنید.

نرم افزار حضور و غیاب ابری ابزاری برای مدیریت تردد کارکنان است و به تنهایی نمی‌تواند به طور مستقیم باعث افزایش بهره‌وری شود. با این حال، این نرم افزار با ایجاد شفافیت و نظارت بر ساعات کاری، می‌تواند به بهبود انضباط کاری و مدیریت بهینه‌ی زمان کارکنان کمک کند. در نتیجه، زمینه‌ی لازم برای افزایش بهره‌وری را فراهم می‌سازد. برای دستیابی به بهره‌وری حداکثری، لازم است از روش‌های دیگری مانند تعیین اهداف روشن، آموزش و توسعه‌ی کارکنان، ایجاد انگیزه و محیط کاری مناسب نیز استفاده شود.

برای اینکه بفهمید نرم افزار حضور و غیاب ابری برای کسب و کار شما مناسب است، به موارد زیر توجه کنید:

تعداد کارکنان: اگر کسب و کار شما کوچک است و تعداد کارکنان کمی دارید، شاید سیستم‌های سنتی ثبت تردد برای شما کافی باشند. اما با افزایش تعداد کارکنان، نرم افزار ابری با قابلیت‌های مدیریت آسان و گزارش‌گیری دقیق، گزینه‌ی بهتری خواهد بود.

نیاز به مدیریت دورکاری: اگر بخشی از کارکنان شما به صورت دورکار فعالیت می‌کنند، نرم افزار حضور و غیاب ابری راه‌حلی ایده‌آل برای مدیریت تردد و ساعات کاری آن‌ها است.

نیاز به گزارش‌گیری دقیق: اگر به گزارش‌های جامع و تحلیلی از تردد و ساعات کاری کارکنان نیاز دارید تا بتوانید بر اساس داده‌ها، تصمیمات مدیریتی بهتری بگیرید، نرم افزار ابری با قابلیت‌های گزارش‌گیری متنوع، برای شما مفید خواهد بود.

هزینه‌ی استفاده از نرم افزار حضور و غیاب ابری به عوامل مختلفی مانند تعداد کارکنان، امکانات نرم افزار، دوره‌ی اشتراک و شرکت ارائه‌دهنده بستگی دارد. اکثر شرکت‌ها پلن‌های قیمتی مختلفی ارائه می‌دهند و شما می‌توانید بر اساس نیاز و بودجه‌ی خود، پلن مناسب را انتخاب کنید. همچنین، بسیاری از شرکت‌ها دوره‌ی آزمایشی رایگان برای نرم افزار خود در نظر می‌گیرند که به شما کمک می‌کند قبل از پرداخت هزینه، کارایی و تناسب نرم افزار با نیازهای خود را بررسی کنید.

اصطلاحات نرم افزار حضور و غیاب ابری و نرم افزار تحت وب گاهی اوقات به جای هم استفاده می‌شوند. اما تفاوت‌هایی ظریفی بین آن‌ها وجود دارد. نرم افزارهای تحت وب بر روی سرورهای شرکت ارائه‌دهنده‌ی نرم افزار میزبانی می‌شوند و برای استفاده از آن‌ها به اینترنت نیاز است. اما لزوما مبتنی بر فناوری ابری نیستند. نرم افزار حضور و غیاب ابری بر پایه‌ی فناوری ابری ساخته شده است و از مزایای آن مانند دسترسی از هر مکان، به‌روزرسانی خودکار و قابلیت ارتقای آسان بهره‌مند است.

برخی از نرم افزارهای حضور و غیاب ابری این قابلیت را دارند که با دستگاه‌های کارتخوان موجود در شرکت شما ادغام شوند. در این صورت، اطلاعات تردد کارکنان که از طریق کارتخوان ثبت می‌شود، به صورت خودکار به نرم افزار ابری منتقل شده و امکان مدیریت و گزارش‌گیری یکپارچه را فراهم می‌کند.