
عناوین مطالب
محاسبه ساعت کارکرد کارمندان اداره
در دنیای پرمشغلهی امروز، مدیریت منابع انسانی کار سادهای نیست. یکی از دغدغههای همیشگی مدیران ادارات، محاسبه دقیق و عادلانهی ساعت کارکرد کارمندان است.
روشهای سنتی ثبت تردد، مانند امضا در دفتر یا زدن کارت، اغلب با خطاهای انسانی و سوءاستفادههای احتمالی همراه هستند. این موضوع میتواند منجر به بروز نارضایتی در بین کارمندان و برهم خوردن نظم و انضباط در محیط کار شود.
خوشبختانه، راهحلهای نوینی برای رفع این چالش وجود دارند. در این مقاله قصد داریم با نرمافزار حضور و غیاب بهعنوان ابزاری کارآمد و مقرونبهصرفه برای محاسبهی دقیق ساعت کارکرد کارمندان اداره آشنا شویم.
در ادامه، به بررسی مزایای استفاده از این نرمافزار، روشهای مختلف ثبت تردد، ویژگیهای یک نرمافزار ایدهآل و معرفی یکی از بهترین گزینههای موجود در بازار، یعنی نرمافزار انیگما میپردازیم.
ساعات کار به زمانی اطلاق می شود که یک کارمند صرف وظیفه می کند، چه در محل کارفرما باشد و چه از راه دور. این ساعتهای استاندارد، برنامهریزی شده با حقوق یا قراردادی یک کارمند است و شامل اضافهکاری کارمندان معاف نمیشود.

نرمافزار حضور و غیاب چیست؟
نرمافزار حضور و غیاب، ابزاری است که به منظور ثبت و مدیریت ورود و خروج کارکنان در محل کار طراحی شده است.
این نرمافزار با استفاده از روشهای مختلفی مانند کارتهای مغناطیسی، اثر انگشت، تشخیص چهره، کد پرسنلی و مکانیاب (GPS)، تردد کارکنان را به صورت لحظهای و با دقت بالا ثبت میکند.

روش کار نرمافزار حضور و غیاب
استفاده از نرمافزار حضور و غیاب بسیار ساده است. کارکنان هنگام ورود و خروج از محل کار، با استفاده از یکی از روشهای ثبت تردد تعریف شده، تردد خود را در سیستم ثبت میکنند. نرمافزار به طور خودکار زمان ورود و خروج را ثبت کرده و با توجه به قوانین و مقررات کاری، ساعت کارکرد هر فرد را محاسبه میکند.

انواع روشهای ثبت تردد در نرمافزار
انواع مختلفی از روشهای ثبت تردد در نرمافزار حضور و غیاب وجود دارد که هرکدام مزایای خاص خود را دارند. انتخاب روش مناسب به عوامل مختلفی مانند تعداد کارکنان، ماهیت شغلی و بودجهی در نظر گرفته شده بستگی دارد. رایجترین روشهای ثبت تردد عبارتند از:
کارتهای مغناطیسی: در این روش، هر فرد یک کارت مغناطیسی منحصر به فرد دارد که هنگام ورود و خروج باید آن را بر روی دستگاه کارتخوان قرار دهد.
اثر انگشت: در روش اثر انگشت، از اسکنر اثر انگشت برای شناسایی افراد و ثبت تردد آنها استفاده میشود.
تشخیص چهره: در روش تشخیص چهره، از دوربین برای شناسایی افراد و ثبت تردد آنها استفاده میشود.
کد پرسنلی: در این روش، کارکنان برای ورود و خروج باید از کد پرسنلی خود در دستگاه حضور و غیاب استفاده کنند.

مزایای استفاده از نرمافزار حضور و غیاب
استفاده از نرمافزار حضور و غیاب، مزایای متعددی برای ادارات و سازمانها به همراه دارد. در ادامه، به برخی از مهمترین این مزایا اشاره میکنیم:
افزایش دقت و صحت در ثبت تردد
یکی از مهمترین مزایای استفاده از نرمافزار حضور و غیاب، افزایش دقت و صحت در ثبت تردد کارکنان است. روشهای سنتی ثبت تردد، مانند امضا در دفتر یا زدن کارت، اغلب با خطاهای انسانی مانند فراموشی ثبت تردد یا سوءاستفادههای احتمالی همراه هستند. نرمافزار حضور و غیاب با ثبت خودکار ترددها، این خطاها را به حداقل رسانده و اطمینان حاصل میکند که ساعت کارکرد هر فرد به طور دقیق محاسبه میشود.
صرفهجویی در زمان و هزینه
استفاده از نرمافزار حضور و غیاب میتواند منجر به صرفهجویی قابل توجهی در زمان و هزینه شود. دیگر نیازی به صرف وقت برای بررسی و جمعآوری اطلاعات تردد کارکنان به صورت دستی وجود ندارد. نرمافزار به طور خودکار این کار را انجام داده و گزارشهای جامع و دقیقی در اختیار مدیران قرار میدهد. همچنین، با حذف خطاهای ناشی از ثبت تردد به صورت دستی، از پرداخت حقوق و دستمزد اضافی به کارکنان جلوگیری میشود.
بهبود نظم و انضباط اداری
نرمافزار حضور و غیاب با ثبت دقیق و لحظهای تردد کارکنان، به بهبود نظم و انضباط اداری کمک میکند. کارکنان با آگاهی از ثبت خودکار ترددها، نسبت به زمان ورود و خروج خود مسئولیتپذیرتر خواهند شد. همچنین، با امکان تعریف قوانین انضباطی مانند تاخیر مجاز و مرخصی استحقاقی، نرمافزار میتواند به مدیران در اعمال این قوانین به صورت عادلانه و منظم کمک کند.


تسهیل در محاسبهی حقوق و دستمزد
با استفاده از نرمافزار حضور و غیاب، محاسبهی حقوق و دستمزد کارکنان به امری ساده و سریع تبدیل میشود.
نرمافزار با در نظر گرفتن ساعت کارکرد، اضافه کاری، مرخصی و سایر موارد، به طور خودکار مبلغ نهایی حقوق و دستمزد هر فرد را محاسبه میکند. این امر در مقایسه با روشهای سنتی و دستی محاسبهی حقوق و دستمزد، از بروز خطاهای احتمالی جلوگیری کرده و در صرفهجویی زمان و منابع انسانی بسیار موثر است.
افزایش بهرهوری کارکنان
استفاده از نرمافزار حضور و غیاب با افزایش نظم و انضباط و همچنین حذف اتلاف وقت ناشی از ثبت تردد به صورت دستی، به افزایش بهرهوری کارکنان منجر میشود. کارکنان با تمرکز بیشتر بر روی وظایف محوله و انجام به موقع آنها، عملکرد بهتری از خود نشان خواهند داد.
ارائه گزارشهای متنوع و کاربردی
یکی از قابلیتهای مفید نرمافزار حضور و غیاب، ارائه گزارشهای متنوع و کاربردی است. این گزارشها میتوانند شامل مواردی مانند:
لیست ورود و خروج کارکنان در هر روز
مجموع ساعات کارکرد هر فرد در یک دوره زمانی مشخص
میزان تاخیر و زودرفتن کارکنان
مرخصیهای استفاده شده و باقیمانده
اضافه کاری انجام شده
مدیران میتوانند با بررسی این گزارشها، بر عملکرد کلی کارکنان نظارت داشته و در صورت لزوم، تصمیمات مدیریتی درستی اتخاذ کنند.
امنیت بالای اطلاعات
امنیت اطلاعات تردد کارکنان از اهمیت ویژهای برخوردار است. نرمافزار حضور و غیاب با استفاده از استانداردهای بالای امنیتی، از این اطلاعات در برابر دسترسیهای غیرمجاز و سوءاستفادههای احتمالی محافظت میکند.
سهولت استفاده
یکی از ویژگیهای مهم نرمافزار حضور و غیاب، سهولت استفاده از آن است. این نرمافزارها به گونهای طراحی شدهاند که کار با آنها برای تمامی کارکنان، با هر سطح سوادی، آسان باشد. ثبت تردد تنها با چند کلیک یا اسکن ساده انجام میگیرد و نیازی به دانش فنی خاصی ندارد.

نرمافزار انیگما: راهحلی ایدهآل
همانطور که اشاره شد، نرمافزارهای حضور و غیاب مختلفی در بازار موجود هستند. اما یکی از بهترین گزینهها برای ادارات و سازمانها، نرمافزار انیگما است. نرمافزار انیگما با برخورداری از امکانات و ویژگیهای پیشرفته، راهحلی ایدهآل برای محاسبهی دقیق و عادلانهی ساعت کارکرد کارمندان و بهبود مدیریت منابع انسانی به شمار میرود.

ویژگیهای نرمافزار انیگما
نرمافزار انیگما از طیف وسیعی از ویژگیهای کاربردی برخوردار است که به ادارات در مدیریت بهینهی تردد کارکنان کمک میکند. برخی از مهمترین این ویژگیها عبارتند از:
روشهای متنوع ثبت تردد: انیگما از روشهای مختلفی مانند کارتهای مغناطیسی، اثر انگشت، تشخیص چهره، کد پرسنلی و حتی مکانیاب (GPS) برای ثبت تردد کارکنان پشتیبانی میکند. مدیران میتوانند با توجه به نیاز خود، روش مناسب را انتخاب کنند.
دقت و صحت بالا: انیگما از بالاترین استانداردهای فنی برخوردار بوده و ثبت ترددها را با دقت و صحت بینظیری انجام میدهد.
امنیت اطلاعات: در نرمافزار انیگما از بالاترین سطح استانداردهای امنیتی برای محافظت از اطلاعات تردد کارکنان استفاده شده است.
قابلیت انعطافپذیری و مقیاسپذیری: انیگما به گونهای طراحی شده است که میتوان از آن در ادارات با هر تعداد کارمند و هر نوع ساختار سازمانی استفاده کرد. همچنین، امکان ارتقا و افزایش امکانات نرمافزار در صورت نیاز وجود دارد.
رابط کاربری ساده و کاربرپسند: استفاده از انیگما برای کارکنان و مدیران بسیار ساده است. رابط کاربری این نرمافزار به گونهای طراحی شده که کار با آن نیاز به دانش فنی خاصی ندارد.
ارائه گزارشهای متنوع: انیگما طیف وسیعی از گزارشهای جامع و کاربردی در اختیار مدیران قرار میدهد. این گزارشها به آنها امکان تحلیل عملکرد کارکنان، شناسایی نقاط قوت و ضعف و تصمیمگیریهای مدیریتی بهتر را میدهد.
قیمت مناسب و مقرون به صرفه: انیگما با توجه به امکانات و خدماتی که ارائه میدهد، قیمتی بسیار مناسب و مقرون به صرفه دارد. پلنهای مختلفی با امکانات متنوع برای ادارات با بودجههای متفاوت در نظر گرفته شده است.
پشتیبانی قوی و حرفهای: شرکت انیگما خدمات پشتیبانی قوی و حرفهای را به مشتریان خود ارائه میدهد. در صورت بروز هر گونه مشکل، کارشناسان مجرب این شرکت به سرعت برای رفع آن اقدام خواهند کرد.
دسترسی تحت وب: نرمافزار انیگما به صورت آنلاین و تحت وب ارائه میشود. مدیران و کارکنان میتوانند از هر مکان و در هر زمانی با دسترسی به اینترنت، از امکانات نرمافزار استفاده کنند.
سازگاری با گوشیهای هوشمند و تبلتها: با نصب اپلیکیشن انیگما بر روی گوشی هوشمند یا تبلت خود، میتوانید به راحتی تردد خود را ثبت کنید. این امر برای کارکنانی که در خارج از محل کار فعالیت میکنند بسیار مفید است.
ادغام با نرمافزارهای حقوق و دستمزد: انیگما با بسیاری از نرمافزارهای حقوق و دستمزد محبوب در بازار ادغام میشود. این ادغام به شما امکان میدهد تا اطلاعات تردد کارکنان را به صورت خودکار به نرمافزار حقوق و دستمزد منتقل کرده و فرآیند محاسبهی حقوق و دستمزد را به طور قابل توجهی ساده کنید.
چندزبانه بودن: انیگما از چندین زبان مختلف از جمله فارسی، انگلیسی، عربی و ترکی پشتیبانی میکند. این امکان برای ادارات با کارکنان خارجی بسیار مفید است.

نتیجه گیری
نرمافزار حضور و غیاب انیگما با بهرهگیری از فناوریهای روز دنیا و ارائه طیف وسیعی از امکانات، راهحلی ایدهآل برای رفع این چالش و بهبود مدیریت منابع انسانی در ادارات و سازمانها به شمار میرود.
این نرمافزار با دقت و صحت بالا، امنیت اطلاعات، قابلیت انعطافپذیری، رابط کاربری ساده، ارائه گزارشهای متنوع، قیمت مناسب، پشتیبانی قوی و دسترسی تحت وب، به مدیران در محاسبهی دقیق ساعت کارکرد کارمندان، افزایش نظم و انضباط اداری، صرفهجویی در زمان و هزینه، بهبود بهرهوری کارکنان و ارائه خدمات بهتر به کارکنان کمک میکند.
استفاده از نرمافزار انیگما میتواند مزایای متعددی برای ادارات و سازمانها به همراه داشته باشد. اگر به دنبال راهی برای بهبود مدیریت تردد کارکنان و ارتقای سطح منابع انسانی در سازمان خود هستید، نرمافزار انیگما را به شما پیشنهاد میکنیم.
سوالات متداول
طبق ماده 51 قانون کار جمهوری اسلامی ایران، ساعات کار در روز نباید از هشت ساعت تجاوز کند. البته این قانون استثناهایی هم دارد، به عنوان مثال:
کار در شب: ساعات کار در شب که از ساعت 22 تا 6 صبح است، 7.5 ساعت در روز محاسبه میشود.
مشاغل سخت و زیانآور: برای مشاغل سخت و زیانآور، ساعات کار روزانه 6 ساعت تعیین شده است.
کار نوبتی: در کار نوبتی، اگر ساعات کار در هر نوبت از 8 ساعت تجاوز نکند، مشمول قانون کار میشود.
هر ساعتی که کارمند بعد از اتمام ساعات کار قانونی خود به کار ادامه دهد، اضافه کاری محسوب میشود. به ازای هر ساعت اضافه کاری، کارمند باید 1.5 برابر حقوق پایه خود را دریافت کند.
طبق ماده 66 قانون کار، هر کارمند در طول یک سال کاری به ازای هر 30 روز کار، 2.5 روز مرخصی استحقاقی با حقوق کامل دارد.
در صورت بروز بیماری برای کارمند، او میتواند از مرخصی استعلاجی با ارائه گواهی پزشک استفاده کند. حداکثر مدت مرخصی استعلاجی در سال 6 ماه است.
کارمند میتواند در طول یک سال کاری به مدت حداکثر 10 روز از مرخصی بدون حقوق استفاده کند.
بله، کار کردن در ایام تعطیل رسمی اضافه کاری محسوب میشود و کارمند باید 2 برابر حقوق پایه خود را برای آن روزها دریافت کند.
نرم افزار انیگما با ثبت دقیق تردد کارکنان در محل کار، به مدیران در محاسبهی دقیق ساعت کارکرد هر فرد کمک میکند. این نرم افزار از روشهای مختلفی مانند کارتهای مغناطیسی، اثر انگشت، تشخیص چهره، کد پرسنلی و مکانیاب (GPS) برای ثبت تردد استفاده میکند و با توجه به قوانین و مقررات کاری، ساعت کارکرد هر فرد را به طور خودکار محاسبه میکند.
استفاده از نرم افزار انیگما مزایای متعددی برای ادارات و سازمانها به همراه دارد، از جمله:
افزایش دقت و صحت در ثبت تردد
صرفهجویی در زمان و هزینه
بهبود نظم و انضباط اداری
تسهیل در محاسبهی حقوق و دستمزد
افزایش بهرهوری کارکنان
ارائه گزارشهای متنوع و کاربردی
امنیت بالای اطلاعات
سهولت استفاده
بله، نرم افزار انیگما به صورت آنلاین و تحت وب ارائه میشود. مدیران و کارکنان میتوانند از هر مکان و در هر زمانی با دسترسی به اینترنت، از امکانات نرمافزار استفاده کنند.
با نصب اپلیکیشن انیگما بر روی گوشی هوشمند یا تبلت خود، میتوانید به راحتی تردد خود را ثبت کنید. این امر برای کارکنانی که در خارج از محل کار فعالیت میکنند بسیار مفید است.
بله، نرم افزار انیگما با بسیاری از نرم افزارهای حقوق و دستمزد محبوب در بازار ادغام میشود. این ادغام به شما امکان میدهد تا اطلاعات تردد کارکنان را به صورت خودکار به نرم افزار حقوق و دستمزد منتقل کرده و فرآیند محاسبهی حقوق و دستمزد را به طور قابل توجهی ساده کنید.
تعداد روزهای کاری در ماههای مختلف سال متفاوت است. برای محاسبهی دقیق ساعت کارکرد باید به تعداد روزهای کاری هر ماه و همچنین روزهای تعطیل آن توجه کرد. نرم افزار انیگما این موارد را به طور خودکار در نظر گرفته و ساعت کارکرد نهایی را به درستی محاسبه میکند.
بله، برای کارکنانی که دورکاری میکنند، محاسبهی ساعت کارکرد ممکن است کمی متفاوت باشد. در این مورد، توافق بین کارمند و کارفرما بر نحوهی ثبت تردد و محاسبهی ساعت کار اهمیت دارد. نرم افزار انیگما امکان ثبت تردد از راه دور از طریق مکانیاب (GPS) را نیز فراهم میکند که میتواند برای کارکنان دورکار مفید باشد.
قوانین مربوط به کسر حقوق در صورت تاخیر یا زود رفتن کارمند میتواند با توجه به آییننامهی داخلی سازمان و توافق بین کارمند و کارفرما متفاوت باشد. با این حال، در بسیاری از ادارات، برای تاخیرهای جزئی، کسر حقوق وجود ندارد و برای تاخیرهای مکرر یا طولانی، ممکن است کسر حقوق در نظر گرفته شود. نرم افزار انیگما با ثبت دقیق ساعات ورود و خروج، به مدیران در اعمال این قوانین به صورت عادلانه کمک میکند.
بله، شرکت انیگما برای کاربران خود دورهی آموزشی در نظر گرفته است. این دوره میتواند به صورت حضوری یا آنلاین برگزار شود و کاربران را با تمامی امکانات و نحوهی کار با نرم افزار آشنا میکند. همچنین، تیم پشتیبانی انیگما همواره برای پاسخ به سوالات و رفع مشکلات کاربران در دسترس است.